Facturation automatisée
Un système de facturation en pilote automatique, du devis signé jusqu'au paiement encaissé. Fini les relances manuelles, les erreurs de saisie entre outils, et les impayés qui traînent parce que personne n'a le temps de relancer.
Cabinet d'expertise comptable toulousain de 12 collaborateurs, facturant une soixantaine de clients récurrents par mois. L'assistante administrative passait l'équivalent d'une journée entière par semaine à créer, envoyer et relancer les factures, avec en prime un stress de fin de mois récurrent sur la trésorerie.
Le problème à résoudre
La facturation manuelle grignote une journée entière par semaine, multiplie les risques d'erreur à chaque saisie, et met la trésorerie sous tension à chaque fin de mois. À chaque relance oubliée, un impayé s'installe. À chaque saisie, un risque de mauvais montant, mauvais client ou TVA oubliée. Et zéro visibilité sur ce qui va réellement rentrer dans les 30 prochains jours.
Comment on l'a résolu
1. Devis → facture, sans saisie. Dès qu'un devis est signé électroniquement, Zapier crée la facture dans Pennylane avec les bonnes lignes, la bonne TVA, le bon client — reprises directement du devis. Zéro double-saisie, zéro erreur.
2. Envoi avec paiement en 1 clic. Le client reçoit la facture et un lien Stripe pour payer par CB ou SEPA. Plus d'IBAN à recopier, plus de virement à initier manuellement.
3. Réconciliation & relances automatiques. Chaque paiement Stripe se rapproche en temps réel dans Pennylane. Si impayé, trois relances progressives partent à J+7, J+14 et J+30 — puis escalade humaine si besoin.
4. Trésorerie en direct. Un dashboard Notion affiche en temps réel le facturé, l'encaissé, le en attente et le retard — avec projection sur les 30 prochains jours, sans export Excel.
Ce que ça change concrètement
Cycle devis → facture → encaissement 100% automatisé
Environ 1 journée de travail administratif économisée chaque semaine
Délai moyen d'encaissement réduit grâce aux relances systématiques
Vision trésorerie temps réel, sans export Excel ni copier-coller
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